A diferença entre arquivar e excluir no gmail

Saiba o que fazer com tudo o que você recebe no Gmail

Para a maioria das pessoas, o Gmail é uma das ferramentas mais importantes em suas vidas diárias. O problema é que a maioria recebe tantos emails que é difícil manter sua caixa de entrada organizada e não cheia de emails desnecessários e aleatórios. O Gmail oferece aos usuários várias maneiras de organizar e classificar seus emails em diferentes pastas, guias e tags, mas em um momento em que a pesquisa do Google pode digitalizar milhões de palavras por segundo, por que é necessário fazer tanto esforço para manter seu Gmail organizado? Felizmente, o Gmail tem uma ferramenta de arquivamento que o ajudará a limpar a interface sem fazer com que você gaste vários dias colocando cada email em uma pasta distinta.

O que é arquivamento?

O ato de arquivar um e-mail no Gmail é pegá-lo e colocá-lo em uma pasta onde ele continuará a existir, mas não estará mais bagunçando sua caixa de entrada. A melhor parte disso é que ele ainda estará acessível no futuro, se necessário. O Gmail lida com essa tarefa de maneira fantástica, pois permite aos usuários arquivar seus e-mails com rapidez e facilidade.

O que está excluindo?

Quando você decide excluir um email, ele é enviado para uma pasta lixeira. Essa pasta atua como um backup, apenas no caso de você não ter se livrado de um email. Algumas pessoas também usam a pasta Lixeira como um local de despejo para e-mails que eles não veem como importantes o suficiente para ter em sua caixa de entrada. O problema é que o Gmail exclui automaticamente as mensagens colocadas na lixeira após 30 dias. Portanto, ao usar a pasta lixeira como uma ferramenta para limpar sua caixa de entrada pode parecer uma boa idéia, saiba que você provavelmente perderá um e-mail necessário no futuro.

Por que você deve arquivar seus e-mails

Digamos que você esteja tendo uma conversa com alguém e que informações como endereço ou número de telefone sejam trocadas. Nesse momento, você pode anotar ou salvar tudo o que for necessário para decidir excluir a conversa, pois não vê sentido em atrapalhar sua caixa de entrada.

Agora imagine uma quantidade de tempo em que você nunca precisaria olhar para trás naquela conversa ou recuperar informações desses e-mails, mas, por algum motivo, agora precisa. Se você excluísse o segmento de e-mail, não conseguiria olhar para trás e encontrar com facilidade o que estava procurando. Se você arquivar um e-mail, não será mais necessário vê-lo na sua caixa de entrada, mas também terá a tranqüilidade de saber que, se necessário, uma pesquisa rápida o trará de volta para você.

Além disso, todos os seus emails arquivados estão localizados na pasta "Todos os emails", que pode ser encontrada na gaveta de navegação. Os e-mails não são organizados uma vez arquivados, mas se você precisar de acesso rápido a um e-mail arquivado recentemente, ele estará próximo ao topo da lista.

Como arquivar um email no Gmail no Android

Existem três maneiras fáceis e rápidas de arquivar seus e-mails. Dois desses métodos são para arquivar emails individuais e o terceiro é uma maneira de selecionar vários emails e arquivá-los para uso posterior.

A maneira mais rápida, fácil e mais propensa a acidentes de arquivar um email é deslizá-lo para longe enquanto observa a exibição em lista de todos os seus emails na sua caixa de entrada. Como a maioria dos usuários do Android está acostumada a acessar a gaveta de navegação, deslize a partir da borda esquerda da tela, é fácil enviar acidentalmente emails para arquivamento. Felizmente, logo após deslizar um e-mail, o Gmail permite que você desfaça sua ação pressionando um botão desfazer que aparece por alguns momentos após o arquivamento.

Nas configurações do Gmail, você pode desativar rapidamente esse recurso se fizer muito por acidente ou simplesmente não precisar dele. Para fazer isso, abra a gaveta de navegação, role para baixo até o local onde as configurações estão localizadas, insira as configurações gerais, e a opção em segundo da parte superior permitirá a você ativar ou desativar a opção "deslizar para arquivar".

A segunda maneira de arquivar um email é visualizando um encadeamento de mensagens individual. Depois de terminar de ler o conteúdo de um email, você é recebido com várias opções na barra de tarefas. Um dos vários ícones esperando por você é aquele que parece ser uma caixa com uma seta apontando para baixo. Este é o botão de arquivamento. Se você selecionar essa opção enquanto visualiza o email, será enviado de volta à sua caixa de entrada e um status aparecerá na parte inferior da tela por alguns segundos, informando que o email foi arquivado. Se você não pretendia arquivar um email, novamente há um botão de desfazer que pode ser selecionado para trazer seu email de volta ao local original.

Por fim, se você estiver acessando sua caixa de entrada e decidir que é hora de realmente limpá-la, o último método tornará isso rápido e fácil. Enquanto olha para a sua caixa de entrada na exibição de lista, você pode clicar na imagem do remetente (normalmente uma caixa colorida com a primeira letra do nome do remetente dentro dela) ou pressionar por um email para selecioná-la.

Continue o processo de seleção de mais e-mails e, quando tudo o que você deseja arquivar estiver selecionado, clique no mesmo ícone da caixa com a seta voltada para baixo, que está na barra de tarefas. Assim como o último método, logo após o arquivamento de emails, um status aparecerá na parte inferior da tela informando que você arquivou vários emails e oferece a opção de desfazer sua ação.

Se você estiver preocupado com a possibilidade de arquivar ou excluir acidentalmente qualquer email por qualquer um dos métodos acima, o Gmail permite ativar um recurso que adiciona outra etapa ao arquivamento ou exclusão de emails. Esta autorização adiciona uma caixa de diálogo pop-up que aparece quando você tenta excluir ou arquivar um email, solicitando uma confirmação de que realmente deseja concluir a ação escolhida.

Para ativar isso, abra a gaveta de navegação, role para baixo até configurações, selecione configurações gerais e, na parte inferior do menu, há duas caixas de seleção para ativar a confirmação antes de excluir e arquivar.

Com esse novo conhecimento sobre arquivamento e exclusão, sua caixa de entrada do Gmail será limpa e executada com mais eficiência, sem nunca se livrar das informações necessárias em algum dia.