Chromebooks no local de trabalho: como uma organização sem fins lucrativos usa o Chrome OS para fazer as coisas

Índice:

O básico
Soluções alternativas
Chromebooks para todos
Chromebooks

Apesar de sua primeira impressão, o Chrome OS é ótimo no local de trabalho. Todo tipo de empresa precisa acessar e-mail, sites internos para anúncios da empresa, calendários e outras ferramentas básicas. Por muito tempo, o Windows dominou o cenário dos negócios, mas cada vez mais os Chromebooks estão desafiando essa noção.

Durante os dias da semana, trabalho para uma organização sem fins lucrativos focada na saúde mental e comportamental. Como temos escritórios em alguns municípios do centro de Indiana, precisamos poder nos comunicar instantaneamente para cuidar de nossos pacientes. Enquanto alguns membros de nossa equipe usam laptops e desktops com Windows, 80% de nossa força de trabalho usa Chromebooks ou Chromeboxes, e todos nós nos conectamos aos serviços empresariais do Google. Certas soluções alternativas são necessárias para disponibilizar todas as nossas ferramentas no Chrome, como vou falar, mas a maioria delas simplesmente … funciona.

Vamos explorar.

O básico

Os serviços do Google tornam a colaboração fácil e intuitiva.

Quando nossos funcionários fazem login em seus computadores ou abrem o navegador Chrome no início do dia, temos três guias abertas para eles: Gmail, Google Agenda e Intranet da empresa. Alguns usuários profissionais podem preferir usar um aplicativo de email dedicado, mas a maioria das pessoas acessa seus emails em um site. A maioria dos nossos novos funcionários nos diz que têm uma conta pessoal do Google. Portanto, não precisamos fazer muito treinamento para mantê-los atualizados com o uso do Gmail, Calendário e outras ferramentas.

Todos os documentos que ficam na empresa são tratados no Google Docs, e nossas planilhas e apresentações são feitas no Planilhas e Apresentações Google. Como tudo o que fazemos é salvo automaticamente no Google Drive, nenhum trabalho é perdido. Quando fazemos nossas aulas de orientação, mostramos os recursos de colaboração no Google Docs; é incrível ver todo mundo digitar no mesmo documento e ter tudo "clique" em suas mentes.

O mesmo vale para outros serviços como o Hangouts. O Google merece a má reputação que construiu nos últimos anos com todos os seus diversos aplicativos de mensagens opostos, mas os usuários corporativos não foram prejudicados por isso.

O Hangouts foi sólido para nós e se integra diretamente ao Google Agenda. Quando alguém cria uma nova reunião, recebe automaticamente um link do Hangouts Meet para videoconferência. Eles não precisam visitar uma página separada ou marcar uma determinada caixa, porque isso acontece automaticamente.

Por falar em Hangouts Meet, essa ferramenta é a parte mais legal do meu trabalho. Temos alguns Chromebooks definidos para carregar apenas meet.google.com. A configuração não exigia uma versão diferente do sistema operacional ou uma licença separada: sempre que precisamos configurar um desses Chromebooks ou Chromebookes do Hangouts Meet, basta inserir o número de série em uma lista no console administrativo do Google. Reinicie o dispositivo, e é isso.

Esses Chromebooks salvaram nossas skins várias vezes nos últimos meses. Há alguns dias em que um médico em um local tem uma carga leve de paciente e há um grande número de pacientes em outros locais. O médico inicia a sessão do Hangouts Meet, a equipe da recepção do outro local se conecta a eles com um código de reunião e, em seguida, o paciente entra em uma sala sozinho e conversa com o médico durante a videoconferência.

Os Chromebooks salvaram nossos traseiros mais vezes do que podemos contar.

O paciente não pode carregar outros sites e, se o Chromebox reiniciar ou a sessão terminar, ele voltará automaticamente para a tela inicial do Hangouts Meet. É legal como o diabo e rapidamente se tornou uma parte vital de como tratamos os pacientes.

Todos os nossos dispositivos Chrome executam a versão mais recente do Chrome OS com todos os patches de segurança adequados.

Nossas salas de conferência também são executadas no Hangouts. Qualquer Chromebook ou Chromebox pode ser vinculado a um calendário da sala de conferências e qualquer usuário nessas reuniões pode compartilhar conteúdo com os outros participantes usando o Google Cast. Essas máquinas não estão executando uma versão antiga do Windows ou Linux incorporado; eles estão usando a mesma versão do Chrome OS que nossos outros dispositivos. Eles são atualizados automaticamente a cada seis semanas e, se algo quebrar, podem ser substituídos em menos de 20 minutos.

O uso de dispositivos Chrome também oferece muitas vantagens para nossa loja de TI. Chromebooks e Chromeboxes são muito mais rápidos de instalar e configurar do que computadores Windows. Houve um dia em que configurei e atualizei 50 Chromeboxes, enquanto normalmente posso fazer três ou quatro laptops com Windows no mesmo período de tempo. Os dispositivos Chrome são criptografados imediatamente e, embora as falhas de hardware ainda existam, quase todos os problemas de software podem ser solucionados com a redefinição de fábrica do dispositivo ou sua recuperação.

Soluções alternativas

Existem algumas ferramentas que usamos que não são baseadas na Web, no entanto. Nesse caso, programas como o Parallels Remote Access, Citrix e VMWare podem ser usados para hospedar, implantar e gerenciar esses aplicativos.

Também precisamos compartilhar documentos com empresas externas, a maioria das quais usa o Microsoft Office. As ferramentas do Google fazem um bom trabalho de conversão de e para os formatos da Microsoft, mas não são à prova de falhas. Isso significa que também temos alguns funcionários usando o Microsoft Office - acessados remotamente pelo Parallels ou instalados em seus PCs com Windows. Alguns de nossos funcionários usam laptops com Windows porque os Chromebooks geralmente não conseguem imprimir com segurança em uma impressora via USB. Nossa equipe de marketing precisa do Photoshop e After Effects e, embora a Adobe tenha começado a disponibilizá-los para dispositivos Chrome por meio da Google Play Store, eles ainda não substituem seus equivalentes de desktop.

Aplicativos como Photoshop, After Effects e outras ferramentas profissionais ainda não têm experiências equivalentes no Chrome OS.

Esses casos de uso são os nossos frutos mais baixos e a maioria dos funcionários é perfeitamente produtiva em um dispositivo Chrome. A maioria de nossos funcionários ainda prefere o Chrome OS ao Windows porque é mais difícil de estragar e mais fácil de navegar. Isso me deixa ainda mais feliz, pois os Chromebooks são mais seguros e fáceis de acompanhar. Meu principal projeto em andamento é encontrar pessoas usando laptops Windows que não precisam de muita energia, oferecer um Chromebook e ver como eles precisam. Todo mundo que fiz isso foi extremamente feliz, o que me deixa feliz e aumenta a produtividade pelos motivos listados acima.

A Microsoft está levando o Office para o mesmo mundo baseado em nuvem em que as ferramentas do Google estão.

Usamos os serviços Chrome e Google, mas a Microsoft está indo na mesma direção do Office 365. Sempre que tenho que instalar e licenciar um programa real no laptop de alguém, parece tão … arcaico. Ser capaz de fazer com que o usuário visite um site e digite sua senha é muito mais fácil, tanto para mim como administrador quanto para ele como usuário. Estamos no caminho de ser 100% baseados em nuvem e estamos usando o Chrome OS para chegar lá.

Você já usou um Chromebook em uma empresa? Deixe-nos saber abaixo!